Virtuelles Büro: bei welchen Büroarbeiten lohnt sich Outsourcing?

15. Oktober 2015

Der Trend zum Lean Management / Outsourcing ist auch im Bereich der Büroarbeiten angekommen. Durch ein sogenanntes virtuelles Büro wird eine Auslagerung der kaufmännischen Tätigkeiten eines anderen Unternehmens ermöglicht. Externe Dienstleister übernehmen regelmäßige Verwaltungsarbeiten aber auch Projektaufgaben. Prinzipiell ist es möglich, jede Funktion innerhalb eines Unternehmens auszulagern. Ziel ist es, das Unternehmen zu verschlanken (Lean Management), Fixkosten zu senken und den Fokus auf Kundenorientierung zu legen. Jedoch kann das Nutzen von Outsourcing auch negative Aspekte mit sich führen.

Outsourcing von Büroarbeiten ermöglicht die Fokussierung auf Kernkompetenzen.

Outsourcing von Büroarbeiten: Unternehmen wollen sich auf ihr Kernkompetenz konzentrieren.

So funktioniert das Outsourcen von Bürodienstleistungen

Alles, was nicht zu den Kernkompetenzen gehört, wird an spezielle Dienstleistungsunternehmen übertragen: die Palette reicht von Übersetzungen über Buchhaltung bis hin zum Telefonservice. Das ist eine strategische Entscheidung. Nicht aus der Hand geben sollten Unternehmen ihre Kernkompetenz, ihre Unique Selling Proposition (USP), ihren Markenkern oder was auch immer ihre Daseinsberechtigung sein mag. Tatsächlich sollten auch die Abläufe so gestaltet werden, dass am Ende noch alles funktioniert und dass den externen Partner keine unnötigen Hürden in den Weg gestellt werden. Das gilt etwa für den Zugang zu den Räumlichkeiten oder die Nutzung von Ressourcen wie Hard- und Software. Wichtig ist es, hier im Vorfeld geeignete Regeln zu treffen.

Youtube-Video von bitkom e. V.: Digitalsierung des Outsourcing

EvA 2.0 = Erfassen, Verwalten, Archivieren: beim Outsourcen sollen durch Prozessoptimierung gleichzeitig viele Aktenberge verschwinden.

Welche Unternehmen betreiben Outsourcing?

Outsourcing wird von Unternehmen aller Branchen und jeglicher Größe praktiziert. Kaufmännische Tätigkeiten, die früher in jeder Firma praktiziert wurden, weil sie einfach dazu gehörten, können die Weiterentwicklung eines Unternehmens hemmen. Maßgeblich für oder gegen ein Outsourcen ist die Frage, ob die betreffende Tätigkeit nur Ressourcen bindet oder tatsächlich das Unternehmen voranbringt.

Outsourcing: Vor- und Nachteile

„Outsourcing vernichtet Arbeitsplätze!“
Diese plakative Aussage ist einerseits richtig und hat nicht ganz zu Unrecht dazu beigetragen, dass „Outsourcing“ im Jahre 1996 bei der sprachkritischen Aktion „Unwort des Jahres“ auf Platz 3 landete. Sie unterschlägt aber, dass auf Seite der Dienstleistungsunternehmen neue, auf Grund der Spezialisierung zum Teil auch qualifizierte und gut bezahlte Jobs entstehen. Im Gegenteil: das Beharren auf dem Status quo würde die wirtschaftliche Dynamik ausbremsen und langfristig Arbeitsplätze vernichten.

“Outsourcing fördert den Know how-Abfluss”.
Richtig ist, dass Mitarbeiter externer Firmen Wissen abgreifen können. Tendenziell gilt das aber auch für angestellte Mitarbeiter. Tatsache ist auch, dass ohne die vielen rund um den Globus und rund um die Uhr agierenden externen Dienstleister manche Technologien überhaupt nicht möglich wären. Die Auswahl der geeigneten Partner sollte in jedem Fall gut überlegt sein und – unabhängig davon – sollten wirklich wichtige Informationen nur preisgegeben werden, wenn dies tatsächlich notwendig ist.
Die Globalisierung fördert das Outsourcing zusätzlich. Das Internet ermöglicht es, viele Dienstleistungen an anderen Ecken der Erde erledigen zu lassen; nicht nur kostengünstig, sondern auch in einer Qualität und Vielfalt, die vor Ort überhaupt nicht verfügbar ist.

Fazit:
Das Outsourcing von Büroarbeiten ermöglicht Unternehmen sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und dort schneller und kostengünstiger zu agieren. Das stärkt die Wettbewerbsfähigkeit einzelner Firmen und die Wirtschaft gewinnt insgesamt an Dynamik. Dadurch können trotz des Wegfalls von Arbeitsplätzen immer neue Jobs entstehen.

Quellen:
http://www.buerodienste-in.de/2015/03/outsourcing-dienstleistungen-ausserhalb-der-firma-nutzen/
http://www.buerosmart.de/outsourcing-was-bringt-das/
http://www.spiegel.de/wirtschaft/us-studie-90-000-neue-jobs-durch-outsourcing-a-293211.html
http://www.boeckler.de/wsimit_2006_12_palley.pdf
http://www.kwpteamhr.com/leistungen-portfolio/hcm-outsourcing/


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