Konferenzraum gestalten: angenehme Atmosphäre für Ihre Meetings

18. April 2011

Meetingräume im Corporate Design

Ganz gleich, ob Sie eine Besprechung mit wichtigen Kunden haben oder Ihren Mitarbeitern eine Schulung angedeihen lassen wollen, interne Kreativworkshop und Meetings abhalten oder einen Referenten zur Weiterbildung einladen: Der Besprechungs- oder Konferenzraum ist ein wichtiger Ort, der sowohl die Werte der Firma möglichst gut repräsentieren als auch eine optimale Arbeitsatmosphäre bieten sollte. Von daher erklärt es sich von selbst, dass das Corporate Design im Konferenzraum berücksichtigt werden muss, wenn auch dezent, z.B. durch die Platzierung des Logos auf Schreibunterlagen, am Rednerpult oder an der stirnseitigen Wand.

Worauf ist bei der Ausstattung eines Konferenzraumes zu achten?

Um einen Konferenzraum strategisch richtig zu planen, muss man zunächst analysieren, für welche Zwecke er überwiegend genutzt wird und wer ihn nutzen wird. Danach und natürlich nach den Gegebenheiten des Raumes selbst richten sich vor allem Menge, Art und Qualität der Ausstattung. Wird der Konferenzraum sehr selten oder nur für sehr kurze Meetings genutzt, braucht das Mobiliar nicht die gleiche Qualität zu haben wie bei einem Raum der ständig für ganze Tagungen genutzt wird.

Da der Konferenzraum wie ein Büro zunächst einmal ein Arbeitszimmer ist, benötigt man überwiegend Möbel, die man auch in einem Büro vorfindet: Stühle und Tische. Ein Rednerpult für Vorträge, Sideboards für Materialien wie Präsentationskoffer, Flipcharts o.ä. können ebenfalls in die Raumausstattung aufgenommen werden.

Für besondere Aufgaben wie Vorträge, Präsentationen oder Workshops sind zusätzliche Anforderungen an die Technik gestellt: Beamer oder Möglichkeiten für Videokonferenz-Zuschaltungen ebenso wie die dazu erforderlichen Beleuchtungs- und Verdunkelungsanlagen.

Atmosphäre entsteht im Konferenzraum durch ein ansprechendes Ambiente: hochwertige Möbel, dezente, warme Farbigkeit, gute, individuelle Beleuchtung, eine angenehme Akustik und Details wie mehreren gepflegten, großen Grünpflanzen in den Ecken des Raumes, Blumengestecken oder frischen Blumensträußen.

Vierfußstuhl ideal für Konferenzräume oder Besucherbereiche

Stapelbarer Konferenzstuhl B-to-B 10 für Konferenzräume und Besucherbereiche.

Gute Möbel für gute Konferenzergebnisse

Für die eigentliche Arbeitssituation ist vor allem die Qualität der Möbel wichtig: Ausgesucht gute ergonomische Bürostühle mit Rollen, hoher Rückenlehne, Armstützen und beweglicher gepolsterter Sitzfläche, die sich in allen Bereichen verstellen lassen und so individuell angepasst werden können, erleichtern es, sich bei einer Tagung auf die Inhalte zu konzentrieren statt auf einen schmerzenden Rücken. Wer Konferenzräume eher für kurze Termine nutzt, kann hier natürlich auf entsprechende Konferenzstühle oder Besucherstühle zurückgreifen und auf die Verstellbarkeit verzichten. Armlehnen sind dennoch von Vorteil, ebenso natürlich eine ergonomische Bauweise, ob Freischwinger oder Stapelstuhl. Für die Konferenztische, die eine blendfreie Oberfläche haben sollten, gilt ebenfalls das Prinzip der Flexibilität: Die Tische sollten als Module konzipiert sein und sich zu unterschiedlichen Formen kombinieren lassen. Denn ein Konferenzraum muss unterschiedlichen Arbeitssituationen gewachsen sein. Für einen Vortrag oder ein Video ist es sinnvoll, die Tische u-förmig aufzustellen. Eine größere Besprechung lässt sich am besten an einer ovalen Tischformation bewältigen, an der jeder jeden und jede sehen kann. Sind bei einem Workshop Teambesprechungen nötig, sollte man kleinere Tischeinheiten im Raum gruppieren und gegebenenfalls mit Paravents oder Sichtschutzwänden etwas Privatsphäre und Schallschutz bieten können. Um dynamisches Arbeiten zu ermöglichen, kann man hier auch Stehtische anbieten.

Multimedia im Konferenzraum: Tagungstechnik

Die Digitalisierung schreitet auch im Konferenzraumbereich unaufhaltsam voran: Während Whiteboards und Flipchart durchaus noch für Workshops genutzt werden, greifen Präsentationen und Vorträger vermehrt auf Laptops mit Beamerprojektionen zurück. Man nutzt heute Video-, Telefon- oder Internetkonferenz-Systeme genauso selbstverständlich wie Touch Screens und Video-Wall-Lösungen. Ganz gleich, auf welche Komponenten Sie für Ihren Konferenzraum zurückgreifen: Am wichtigsten ist es, dass alles funktioniert und dass im Zweifelsfall Techniker erreichbar sind, die kurzfristig helfen können.

Last but not least: Für ausreichend Tagungsgetränke bzw. Pausenerfrischungen sollte stets gesorgt sein.

Checkliste Konferenzraum

Kurzgefasst sollte ein Konferenzraum so ausgestattet sein, dass effizientes Arbeiten in angenehmer Atmosphäre möglich ist. Möbel für den Konferenzraum sollten nach den Kriterien von Qualität, Komfort und Funktionalität ausgesucht werden.

Wir haben hier eine kleine Konferenzraum-Checkliste für Sie zusammengestellt:

  • Ist der Raum gut beleuchtet, gut gelüftet und sauber?
  • Ist die Raumakustik angenehm?
  • Sind ausreichend Tische und Stühle vorhanden?
  • Stehen Tische und Stühle so, wie es für das Event am geeignetsten ist (Vortrag, Besprechung, Teamarbeit) und ist ggf. Sichtschutz einsetzbar?
  • Ist die Tagungstechnik gewartet und nutzbar? Ist alle notwendige Technik vorhanden? Gibt es einen kompetenten Ansprechpartner, falls etwas ausfällt?
  • Ist der Raum mit frischem Pflanzen- und Blumenschmuck dekoriert?
  • Liegen Informationsmaterialien und Schreibzeug bereit?
  • Ist für Getränke und Pausenerfrischung gesorgt?
  • Ist der Weg zu den Toiletten und zum Raucherraum ausgeschildert?

Quellen:


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